پيشرفت سريع علم كامپيوتر و كاربرد وسيعي كه اين تكنولوژي در كليه امور زندگي بشر دارد از يك سو و حجم زياد اطلاعات و نياز بشر به سرعت،دقت و انسجام اطلاعات از سوي ديگر ،موجب گرديد تا اينجا بانك هاي اطلاعاتي به عنوان يكي از موضوعات مهم و اساسي جامعه بشري مطرح شود. بانك اطلاعاتي با ساختار خاص خود،ذخيره ساختن اطلاعات را براحتي ممكن ساخته و كاربران مجاز نيز به سادگي به اطلاعات دسترسي مي يابند. سعي داريم شما را با مفهوم بانك اطلاعاتي،سيستم مديريت بانك اطلاعاتي و فوايد استفاده از اين سيستمها آشنا سازيم.

داده ( Data ) و اطلاعات (‌Information )
دو اصطلاح داده و اطلاعات كه بيشتر اوقات به جاي يكديگر برده مي شوند در سيستم هاي اطلاعاتي مفاهيم متفاوتي دارند. داده ها در اين سيستم هاي اطلاعاتي عبارتند از : كلمات و ارزشهاي واقعي كه از طريق مشاهده و تحقيق بدست مي آيند در حالي كه اطلاعات داده هاي پردازش شده مي باشند كه براي گيرنده قابل درك بوده و با دانستن آن شروع به تصميم گيري مي كند. به عبارت ديگر داده نمودي از وقايع، معلومات،رخدادها ،پديده ها و مفاهيم مي باشد در حاليكه اطلاعات تكوين و پردازش يا تفسير داده بوده و شامل خواص ارتباط دهندگي و انتقال دهندگي مي باشد.

موجوديت ( Entity )
موجوديت مصداق كلي هر پديده،فرد يا شي ء يا مفهومي است كه مي خواهيم در مورد آن اطلاعاتي داشته باشيم به عنوان مثال اگر در نظر داريم يك سيستم پايگاه داده براي يك دبيرستان پياده سازي كنيم مواردي چون دانش آموزان ، دبيران، دروس ،كلاس ها و …. جزء موجوديت هاي سيستم بشمار مي روند.

صفت خاصه ( Attribute )
هر موجوديت از يكسري صفات تشكيل شده است كه داراي مقادير واقعي هستند و به عباراتي وجه تمايز يك موجوديت از موجوديت ديگر بشمار مي رود. به عنوان مثال در سيستم دانشگاه اگر موجوديت دانشجو را در نظر بگيريم مي توانيم صفات خاصه: نام ،نام خنوادگي،سن،سال تولد،رشته تحصيلي،سال ورود و … را برگزينيم و يا براي موجوديت درس: نوع موجوديت: درس صفات خاصه: كد درس،نام درس، تعداد واحد ‎ايجاد سيستم خودكار ذخيره و بازيابي داده ها دو روش كلي براي ذخيره ساختن و بازيابي خودكار داده ها وجود دارد:
1-روش استفاده از سيستم هاي اطلاعاتي ساده يا روش غير بانك اطلاعاتي
2-روش استفاده از بانك هاي اطلاعاتي

روش غير بانك اطلاعاتي
در اين روش ،داده ها در فايل هاي جداگانه اي قرار مي گيرند و براي استفاده از داده هاي موجود در آن فايل ها،سيستم هاي جداگانه اي طراحي مي شوند. به اين نوع سيستم ها سيستم پردازش فايل ( File-System ) گفته مي شود. در اين سيستم ها هر برنامه ي كاربردي به فايل اطلاعاتي مربوط به خود مراجعه مي كند.

 فايل 1« برنامه كاربردي 1 «كاربر 1 
 فايل 2« برنامه كاربردي 2 «كاربر 2 
 فايل 3« برنامه كاربردي 3 «كاربر 3 

در اين روش بسياري از داده هاي مورد نياز كاربر 1 در بين داده هاي در اختيار كاربر 2 و 3 وجود دارد و در نتيجه عدم تجمع داده ها و عدم وحدت ذخيره سازي اطلاعات مورد نياز كاربر 1 در فايل 1 با تكرار ذخيره سازي اطلاعات روبرو هستيم و اين به معني افزونگي داده است. از طرفي حفظ امنيت اين سيستم مشكل است در صورت ايجاد تغييراتي در فايل 1 در زمينه اطلاعات موجود در آن، برنامه كاربردي مربوط نيز بايد تغيير پيدا كند.

روش بانك اطلاعاتي
در اين روش كليه داده ها به صورت مجتمع يا بانك ذخيره شده ولي هر كاربر ديد خاص خود را نسبت به داده ها دارد. در اين صورت كاربران مختلف مي توانند بصورت مشترك با بانك كار كنند همچنين افزونگي داده ها به حداقل ممكن كاهش مي يابد. در اين روش نرم افزار مديريت بانك اطلاعاتي ( DBMS ) به عنوان واسطه بين برنامه هاي كاربردي و بانك اطلاعاتي ايفاي نقش مي كند لذا امنيت داده ها در اين روش بيشتر است.

« برنامه كاربردي 1 «برنامه كاربردي1 
 فايل« DBMS « برنامه كاربردي 2 «برنامه كاربردي2 
«برنامه كاربردي 3 «برنامه كاربردي 3 

تعريف بانك اطلاعاتي ( Date Base )
به صورت جامع مي توان گفت: « بانك اطلاعاتي يا پايگاه داده ها مجموعه اي سازمان يافته از اطلاعات و داده هاي مرتبط به هم است ” و در يك تعريف كاملتر بانك اطلاعاتي عبارت است از ” مجموعه اي از داده هاي ذخيره شده بصورت مجتمع و مبتني بر يك ساختار، با حداقل افزونگي، تحت كنترل متمركز كه استفاده از آن بصورت اشتراكي و همزمان نيز مسير مي باشد.»